Para contratar coworking para empresas sem surpresas, comece pelo escopo, não pelo preço. Anote quantas pessoas trabalham ao mesmo tempo, em que dias e horários, por quanto tempo a empresa pretende ficar, quantas reuniões e visitas acontecem por mês e se haverá endereço fiscal de sede, de filial ou de mais de um CNPJ. Com isso por escrito, separe o obrigatório do desejável, peça propostas no mesmo formato, confira operação, contrato e documentação, planeje a entrada da equipe e marque revisões periódicas.
Por que empresas estão buscando espaço flexível
Dois movimentos ajudam a explicar o interesse. O primeiro vem das pessoas. No estudo sobre escritório flexível publicado em 09/08/2025, a consultoria imobiliária Cushman & Wakefield afirma que 62% dos colaboradores preferem empregos com opção de trabalho flexível em vez de cargos com maior salário. O mesmo material informa que 85% dos ocupantes de escritórios esperam que os proprietários ofereçam melhorias de amenidades e serviços, e que quase metade estaria disposta a pagar mais por isso. A página não detalha amostra por país. Leia esses números como sinal de tendência do mercado de escritórios, não como retrato de Campo Grande.
O segundo movimento vem do próprio trabalho. Segundo a PNAD Contínua do IBGE, em matéria da Agência Brasil de 25/10/2023, o Brasil tinha cerca de 9,5 milhões de pessoas em trabalho remoto no quarto trimestre de 2022, o equivalente a 9,8% dos 96,7 milhões de ocupados que não estavam afastados do trabalho. Desse grupo, cerca de 7,4 milhões estavam em teletrabalho, um subgrupo do trabalho remoto. É um dado nacional, medido em 2022 e divulgado em 2023.
Para o gestor, a consequência é prática. A pergunta deixa de ser "quantas mesas preciso para todos" e passa a ser "que espaço a equipe usa de fato, com que frequência e para quê". Essa é a lógica do Workspace as a Service (WaaS), em que o escritório é contratado como serviço, com estrutura e suporte incluídos, em vez de ser montado do zero. Se a sua equipe já alterna dias em casa e no escritório, veja também o guia sobre trabalho híbrido em Campo Grande e, para as regras trabalhistas, o texto sobre teletrabalho e regime híbrido na CLT.
Este roteiro não pretende convencer ninguém de que coworking é sempre a melhor escolha. Em alguns casos, um imóvel próprio ou alugado faz mais sentido. A comparação está detalhada em coworking vs. escritório tradicional. O objetivo aqui é outro: se a empresa decidiu avaliar um escritório flexível, como contratar com critério.
O que o Censo mostra sobre coworkings voltados a empresas
O Censo Coworking 2026, da Woba (4ª edição), mede operadores de coworking, não os clientes. Na página 23, o estudo compara espaços com foco em empresas e espaços com foco em pessoa física. Entre os operadores retratados no levantamento da Woba, 40% dos que têm foco em empresas se declaram lucrativos, contra 23,5% dos focados em pessoa física. No prejuízo estão 7,1% e 17,6%, respectivamente.
Como ler esse dado. Lucro do operador não é lucro do cliente. O resultado mostra que, no levantamento, o foco em empresas aparece associado a operações mais estáveis, o que interessa a quem vai assinar um contrato de vários meses. Não mostra que a sua empresa vai economizar, nem que um fator causa o outro. O Censo não publica ficha técnica (amostra, período de campo, margem de erro), não traz dados de Mato Grosso do Sul nem de Campo Grande, e a Woba atua comercialmente no setor. Também não diminui os espaços voltados a autônomos, que atendem outra necessidade.
Resultado declarado pelos operadores, por público principal (%)
Escala de 0% a 50%. Universo: operadores de coworking retratados no Censo Coworking 2026 (Woba).
Lucrativos
No prejuízo
Ver os dados do gráfico em tabela
| Indicador | Foco em empresas | Foco em pessoa física |
|---|---|---|
| Lucrativos | 40% | 23,5% |
| No prejuízo | 7,1% | 17,6% |
Há outro dado do mesmo estudo que conversa com quem contrata. Na página 34, 42% dos operadores citam "atrair grandes empresas" entre as prioridades para 2026. É uma intenção declarada, não uma previsão. Para o gestor, a leitura útil é simples: o cliente corporativo está sendo disputado, então faz sentido pedir proposta formal, por escrito, e comparar mais de uma opção.
Escreva o escopo antes de pedir preço
Pedir "quanto custa um coworking para a minha empresa" sem escopo gera respostas impossíveis de comparar. Cada espaço vai supor um cenário diferente. Antes de qualquer contato, responda por escrito às perguntas abaixo. Uma página basta.
1. Quantas pessoas trabalham ao mesmo tempo
Dimensione pela presença simultânea, não pelo total de colaboradores. Imagine, como exemplo hipotético, uma equipe de dez pessoas em que parte trabalha em casa em dias alternados: o que importa é o número de pessoas presentes no dia mais cheio, e não as dez. Anote também quem precisa de posição fixa, quem pode usar estação compartilhada e quem lida com informação confidencial. A diferença entre os formatos está explicada em sala privativa ou estação de trabalho.
2. Dias e horários de uso
Liste os dias da semana e as faixas de horário em que a equipe vai usar o espaço. Se alguém costuma chegar cedo, sair tarde ou trabalhar no fim de semana, isso precisa aparecer no escopo, porque o horário de acesso varia de um espaço para outro.
3. Prazo
Defina se a empresa quer testar por um período curto, ficar alguns meses ou se instalar por um ano ou mais. O prazo muda o formato mais adequado. Para uso eventual, compare a lógica de coworking por diária ou mensal; para sede ou filial, o escritório privativo costuma ter contrato mínimo.
4. Salas de reunião
Estime quantas reuniões presenciais acontecem por mês, quanto tempo duram, quantas pessoas participam e se há participantes remotos. Com isso, dá para comparar as horas de sala incluídas em cada proposta com o que a equipe realmente usa. Veja dicas de uso em salas de reunião em Campo Grande.
5. Visitantes, correspondência e entregas
Clientes, candidatos, fornecedores e entregadores vão aparecer? Quem recebe essas pessoas? A empresa vai receber correspondência e documentos no endereço? Escreva o volume aproximado e o que espera da recepção.
6. Documentação fiscal
Esta é a pergunta que mais muda a proposta. A empresa precisa só de um lugar para trabalhar e de um endereço para divulgar, ou vai registrar o CNPJ no coworking? É sede ou filial? Precisa de inscrição estadual para emitir nota fiscal de venda? Há mais de um CNPJ do mesmo grupo? A diferença entre os dois tipos de endereço está em endereço fiscal vs. endereço comercial.
Dica. Inclua também o que a empresa precisa guardar no espaço (arquivos, equipamentos, amostras) e se alguma atividade depende de licença específica. Isso evita descobrir uma restrição depois da assinatura.
Obrigatório × desejável
Com o escopo pronto, classifique cada requisito. Obrigatório é o que, se faltar, elimina a proposta. Desejável é o que pesa no desempate. Essa separação impede que um detalhe agradável, como um lounge bonito, compense a falta de algo essencial, como a possibilidade de registrar a filial. A tabela abaixo é um modelo: a classificação depende da sua empresa.
| Requisito | Pergunta de validação | Obrigatório | Desejável |
|---|---|---|---|
| Sala fechada para a equipe | Há escritório privativo disponível para o número de pessoas do pico? | ☐ | ☐ |
| Horário de acesso | Em que dias e horários a equipe pode entrar e sair? | ☐ | ☐ |
| Endereço fiscal (sede ou filial) | O plano permite registrar o CNPJ? Há contrato específico para isso? | ☐ | ☐ |
| Inscrição estadual | A atividade da empresa se encaixa nas condições do Decreto 15.540/2020? | ☐ | ☐ |
| Horas de sala de reunião | Quantas horas estão incluídas? Acumulam? Como se reserva? | ☐ | ☐ |
| Recepção de visitantes e correspondência | Quem recebe, em que horário e como a empresa é avisada? | ☐ | ☐ |
| Internet | Quais as condições contratadas e o que acontece em caso de queda? Dá para testar na visita? | ☐ | ☐ |
| Estacionamento e acessibilidade | O que existe no local? Confirme na visita, não pelo anúncio. | ☐ | ☐ |
| Guarda de materiais | Há armário, sala trancada ou outro local para documentos e equipamentos? | ☐ | ☐ |
| Prazo e saída | Qual o prazo mínimo, como é a renovação e qual o aviso para encerrar? | ☐ | ☐ |
Para uma lista mais ampla de itens a observar na visita, use o checklist para escolher coworking em Campo Grande.
Peça propostas no mesmo formato
Envie o mesmo escopo a todos os espaços e peça que respondam aos mesmos itens. Assim, a comparação deixa de ser entre folhetos e passa a ser entre condições. Copie a tabela abaixo e preencha uma coluna por proposta. Onde a resposta for "não informado", pergunte de novo antes de decidir.
| Item da proposta | Proposta A | Proposta B | Proposta C |
|---|---|---|---|
| Formato (estação, posição fixa, privativo) | |||
| Número de posições ou capacidade da sala | |||
| Valor mensal e forma de reajuste | |||
| Taxas extras (adesão, impressão, estacionamento, outras) | |||
| Horas de sala de reunião incluídas e regra de reserva | |||
| Endereço fiscal incluso? Endereço comercial incluso? | |||
| Condições para inscrição estadual | |||
| Prazo mínimo, renovação e aviso de saída | |||
| Garantias exigidas (fiador, caução, seguro-fiança) | |||
| Horário de acesso e de atendimento da recepção | |||
| O que está incluso (energia, internet, limpeza, café, impressora) | |||
| Possibilidade de mudar de plano ou de sala |
Um exemplo de como as condições precisam aparecer: no 199 Offices, o escritório privativo parte de R$ 1.200 por mês (preços de 16/10/2026), com contrato mínimo de 6 meses e renovação mensal automática depois desse período, 8 horas mensais de sala de reunião, endereço fiscal e comercial incluso e sem IPTU, fiador ou seguro-fiança. Valores e disponibilidade mudam com o tempo; para as demais modalidades, veja os planos e preços em 199offices.com.br.
Ao comparar com um imóvel convencional, some tudo o que o aluguel não inclui: condomínio, IPTU, mobília, internet, limpeza, recepção e manutenção. A conta está detalhada em quanto custa, de fato, o aluguel tradicional. Não existe resposta única: o resultado depende do escopo e do prazo de cada empresa.
Operação e suporte
O preço diz pouco sobre como vai ser o dia a dia. Na visita, observe e pergunte sobre a rotina, não só sobre a estrutura.
- Recepção e correspondência: quem recebe visitantes e encomendas, em que horário, e como a empresa é avisada quando chega um documento.
- Reserva de salas: por qual canal se reserva, com quanta antecedência, se as horas do plano acumulam e o que acontece quando a sala já está ocupada.
- Internet: peça as condições por escrito e, se possível, faça um teste durante a visita, no horário em que a equipe costuma trabalhar. Desconfie de promessas genéricas.
- Limpeza e manutenção: com que frequência são feitas e como se abre um chamado quando algo quebra.
- Regras de convivência: uso de áreas comuns, ligações em espaço compartilhado, alimentação, entrada de convidados.
- Canal de atendimento: por onde a equipe fala com a administração (WhatsApp, e-mail, presencialmente) e em que horário.
Segurança 24h não é acesso 24h. Muitos espaços anunciam monitoramento ou segurança em tempo integral, o que diz respeito à proteção do prédio, não ao horário em que a equipe pode entrar. No 199 Offices, por exemplo, a segurança 24h não equivale a acesso livre 24h. Se a sua equipe trabalha fora do horário comercial, confirme por escrito o horário de acesso de cada espaço antes de assinar.
Para conhecer as modalidades do 199 Offices, veja as páginas de estações de trabalho, escritórios prontos e salas de reunião.
Contrato e documentação
Em Campo Grande, o funcionamento dos coworkings que oferecem endereço para empresas é regido pela Lei Complementar Municipal nº 513, de 21/12/2023, publicada no Diogrande nº 7.326, de 22/12/2023. O resumo da lei está em nosso artigo sobre a lei de coworking. Abaixo, os pontos que mais interessam a quem contrata para uma empresa.
Endereço fiscal da sede ou da filial
A lei separa dois usos do endereço (art. 1º, §1º). O domicílio fiscal é o endereço que a empresa faz constar no contrato social, na junta comercial, na Receita Federal e nos órgãos municipais e estaduais. O endereço comercial serve apenas para divulgação. Se a ideia é registrar a filial de uma empresa de fora em Campo Grande, o que se busca é o domicílio fiscal. Veja mais em endereço fiscal em Campo Grande e na página de endereço fiscal.
Quem registra domicílio fiscal no coworking é obrigado a firmar contrato com ele, e esse contrato pode ser verificado pelo fisco, sob pena de suspensão da inscrição municipal (art. 3º, §3º). A empresa também deve manter cadastro atualizado no coworking e deixar ali o alvará de localização e funcionamento e os demais documentos e licenças exigidos pela sua atividade (art. 3º). Além disso, deve autorizar o coworking a receber notificações e comunicações dos órgãos públicos (art. 3º, §2º).
Um ponto que nenhum espaço pode resolver sozinho: a viabilidade do domicílio fiscal no coworking é analisada e concluída pelo órgão municipal, considerando a legislação de uso do solo e os critérios da lei (art. 5º, alínea "a"). Por isso, desconfie de quem garante o resultado. O caminho é fazer a consulta de viabilidade com o contador antes de registrar o endereço.
Mais de um CNPJ do mesmo grupo
Pelo art. 6º da LC 513/2023, só as empresas caracterizadas na lei como coworking podem sediar múltiplas empresas com endereço fiscal no mesmo endereço, exceto no caso de grupo econômico. Na prática, isso ajuda o gestor a entender dois cenários: empresas do mesmo grupo podem compartilhar um endereço fiscal próprio do grupo; e, quando o endereço é de um coworking, cada CNPJ que registrar domicílio fiscal ali precisa do seu contrato (art. 3º, §3º). Se o grupo tem mais de um CNPJ, informe isso no escopo e peça que a proposta trate de cada um. A estrutura societária e o melhor arranjo devem ser definidos com o contador ou advogado.
Inscrição estadual
Se a empresa vende mercadorias e precisa de inscrição estadual em Mato Grosso do Sul, vale o Decreto Estadual nº 15.540, de 29/10/2020, que alterou o Anexo IV do Regulamento do ICMS. Ele permite a inscrição de estabelecimento em coworking com CNAE 8211-3/00, sob contrato, desde que a atividade seja de comércio e/ou prestação de serviço, sem atividade industrial e sem comercialização de produtos agropecuários in natura. O estabelecimento fica impedido de manter estoque físico ou movimentar fisicamente mercadoria a partir do coworking, e a inscrição mediante contrato de sublocação é vedada (art. 2º, §3º-A, incisos I a III). Ao fim do contrato, é preciso pedir a alteração do endereço ou a baixa da inscrição (inciso IV). O assunto está detalhado em inscrição estadual para e-commerce em MS.
O contrato não é de locação
A prestação de serviços de coworking na forma da LC 513/2023 não caracteriza locação de imóvel nem sublocação (art. 8º). Isso explica por que a proposta costuma vir como contrato de prestação de serviço e por que exigências típicas do aluguel podem não aparecer. Mesmo assim, leia com atenção: prazo mínimo, renovação, reajuste, aviso de saída, multa, horas incluídas e o que acontece com o endereço quando a empresa sai. Pela lei, se o contrato de domicílio fiscal for cancelado, cabe à empresa alterar o endereço no município, sob pena de suspensão e cancelamento da inscrição municipal (art. 3º, §1º).
Ao avaliar um espaço, pergunte se ele cumpre a lei: CNAE principal 8211-3/00, alvará próprio e estrutura mínima com sala de reunião, local de trabalho e funcionário para atendimento e correspondência em horário comercial (art. 4º e art. 6º, parágrafo único). O 199 Offices é um coworking autorizado nos termos da LC 513/2023 e membro fundador do MS.CO.
Entrada da equipe
Contrato assinado não significa equipe instalada. Uma entrada organizada evita que as primeiras semanas sejam de improviso. Um roteiro simples:
- Nomeie um responsável interno. Uma pessoa concentra o contato com a administração do espaço, as reservas e os avisos.
- Envie a lista de usuários. Nomes de quem vai frequentar o espaço, para cadastro e liberação de acesso. A LC 513/2023 prevê que os usuários mantenham cadastro atualizado no coworking (art. 3º).
- Combine as regras com a equipe. Horário de acesso, reserva de salas, ligações, visitantes e guarda de materiais. Escreva em uma mensagem curta e fixe no canal da equipe.
- Atualize o endereço onde for preciso. Se houver registro de domicílio fiscal, o contador cuida das alterações cadastrais. Para clientes e fornecedores, informe o endereço de atendimento e de correspondência.
- Faça um primeiro dia guiado. Peça um tour à recepção: onde ficam copa, impressora, salas e saídas; como funciona a internet; a quem recorrer.
- Colete impressões na primeira semana. Pergunte à equipe o que falta, o que atrapalha e o que funcionou. Ajustes pequenos são mais fáceis no início.
Revisão periódica
A vantagem de um escritório flexível só aparece se a empresa revisar o uso. Marque uma revisão curta a cada mês nos primeiros meses e, depois, a cada trimestre. Sempre faça uma revisão antes do fim do prazo mínimo do contrato.
- Ocupação das posições: no dia mais cheio, quantas posições foram usadas em relação às contratadas? Postos usados ÷ postos disponíveis × 100 mostra se sobra ou falta espaço.
- Horas de sala: compare as horas usadas com as incluídas no plano. Se a equipe paga horas avulsas todo mês, talvez outro plano faça mais sentido; se sobram horas, também.
- Demandas não atendidas: reuniões que não aconteceram por falta de sala, visitas que precisaram ser remarcadas, reclamações recorrentes.
- Mudanças na empresa: contratações, novos projetos, abertura de outro CNPJ, mudança de atividade que afete a inscrição estadual.
Se a revisão indicar necessidade de mudar de formato, pergunte ao espaço sobre disponibilidade e sobre as regras contratuais para a troca. Não conte com mudança imediata: depende de sala livre e do que foi assinado.
Perguntas frequentes sobre coworking para empresas
O que é coworking para empresas?
É o uso de um espaço de trabalho compartilhado por uma empresa, e não só por profissionais individuais. Pode incluir estações para a equipe, escritório privativo, salas de reunião, recepção e, quando contratado, endereço fiscal para sede ou filial.
Uma empresa de fora pode registrar filial em um coworking de Campo Grande?
A LC 513/2023 prevê o domicílio fiscal em coworking, com contrato obrigatório entre a empresa e o espaço (art. 3º, §3º). A viabilidade é analisada e concluída pelo órgão municipal (art. 5º), por isso a consulta deve ser feita com o contador antes do registro.
Mais de um CNPJ do mesmo grupo pode usar o mesmo coworking?
A lei permite que coworkings que cumprem seus requisitos sediem múltiplas empresas no mesmo endereço, e o art. 6º abre exceção para grupo econômico fora desse modelo. Quem registra domicílio fiscal no coworking é obrigado a firmar contrato (art. 3º, §3º). Defina o arranjo com o contador.
Contrato de coworking é contrato de aluguel?
Não. Pelo art. 8º da LC 513/2023, a prestação de serviços de coworking na forma da lei não caracteriza locação de imóvel nem sublocação. Ainda assim, leia prazo, renovação, reajuste e regras de saída antes de assinar.
Dá para ter inscrição estadual com endereço em coworking em MS?
O Decreto Estadual 15.540/2020 permite, sob contrato com coworking de CNAE 8211-3/00, para comércio e/ou serviços, sem atividade industrial, sem venda de produtos agropecuários in natura e sem estoque ou movimentação física de mercadorias no endereço. Confira a redação vigente na SEFAZ-MS.
Segurança 24h significa que a equipe pode entrar a qualquer hora?
Não necessariamente. Segurança 24h se refere à proteção do prédio; o horário de acesso é outra regra. Confirme por escrito em que dias e horários a sua equipe pode usar o espaço.
Quanto custa um coworking para empresa?
Depende do formato, do número de pessoas, do prazo e dos serviços incluídos, como horas de sala e endereço fiscal. Envie o mesmo escopo a cada espaço e compare as propostas item a item. No 199 Offices, veja os planos e preços em 199offices.com.br.
Monte o escopo e peça uma proposta
Informe quantas pessoas trabalham ao mesmo tempo, o prazo desejado e a documentação de que a empresa precisa. Veja os planos e condições.
Rua Amazonas, 203 - Monte Castelo - Campo Grande, MS
Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um contador ou advogado para o seu caso. Confira o texto vigente das normas no Diogrande e na SEFAZ-MS.
Fontes
- Cushman & Wakefield. Escritório flexível 2025 (publicado em 09/08/2025).
- Agência Brasil. PNAD Contínua mostra que 9,5 milhões faziam trabalho remoto em 2022 (25/10/2023), com dados do IBGE referentes ao 4º trimestre de 2022.
- Woba. Censo Coworking 2026, 4ª edição, p. 23 e p. 34. Estudo sobre operadores de coworking, sem ficha técnica publicada.
- Prefeitura de Campo Grande. Lei Complementar nº 513, de 21/12/2023, publicada no Diogrande nº 7.326, de 22/12/2023, p. 2.
- Governo de Mato Grosso do Sul. Decreto nº 15.540, de 29/10/2020, publicado no DOE-MS em 03/11/2020. Texto vigente do RICMS na SEFAZ-MS.
