Para decidir entre coworking ou aluguel de escritório, não compare a mensalidade do coworking com o valor do aluguel. Compare o desembolso total da mesma operação (as mesmas pessoas, os mesmos horários, o mesmo nível de privacidade e o mesmo número de reuniões) no mesmo horizonte de tempo. Some o que você gasta para montar o espaço, o que paga todo mês e o que custa sair, e desconte o que volta para o caixa no fim. Às vezes o coworking sai na frente; às vezes o aluguel faz mais sentido, sobretudo em contratos longos e espaços personalizados.
Compare a mesma operação
O erro mais comum em comparações de custo é colocar lado a lado coisas diferentes: uma sala alugada vazia, que ainda vai receber móveis, internet e limpeza, contra um plano de coworking que já inclui parte desses serviços. Ou o contrário: uma estação compartilhada contra uma sala fechada para cinco pessoas. A conta só vale quando as duas opções entregam a mesma operação.
Antes de pedir qualquer cotação, escreva em uma folha o que a sua empresa precisa. Essa descrição será a base das duas propostas e da sua planilha.
| Dimensão | Pergunta para definir | Por que muda o custo |
|---|---|---|
| Pessoas | Quantas pessoas usam o espaço ao mesmo tempo, no pico? | Define o tamanho da sala ou o número de posições. Dimensione pela presença simultânea, não pelo total da equipe. |
| Horários | Em que dias e faixas de horário a equipe trabalha? | Horário de acesso varia entre planos e prédios. Uso fora do horário comercial precisa estar previsto. |
| Privacidade | A equipe precisa de porta fechada, guarda de documentos ou ligações confidenciais? | Sala privativa e estação compartilhada são produtos diferentes, com preços diferentes. |
| Prazo | Por quanto tempo você pretende ficar? Qual a chance de a equipe crescer ou diminuir? | O horizonte define quanto do custo de implantação é diluído e qual é o risco de pagar multa na saída. |
| Reuniões | Quantas reuniões presenciais por mês, com quantos participantes? | No aluguel, a sala de reunião ocupa área paga o mês inteiro. No coworking, pode haver horas incluídas e horas extras cobradas à parte. |
| Atendimento | Você recebe clientes, entregas ou correspondência com frequência? | Recepção e gestão de correspondência são custo de pessoal no aluguel e podem estar incluídas no coworking. |
Com essa descrição em mãos, as duas opções passam a ser avaliadas pela mesma régua. Se a operação mudar no meio do caminho (mais gente, menos dias presenciais), refaça a descrição e a conta. Se você ainda está decidindo entre sala fechada e posição compartilhada, o artigo sala privativa ou estação de trabalho ajuda a fechar esse ponto antes da comparação.
Implantação, recorrência e saída
Todo espaço de trabalho tem três fases de custo. A primeira acontece antes de a equipe sentar para trabalhar; a segunda se repete todo mês; a terceira só aparece quando você vai embora, e é a mais esquecida nas comparações.
As três fases do custo de um espaço de trabalho
Ver dados do diagrama
| Fase | Quando ocorre | Itens |
|---|---|---|
| 1. Implantação | Antes de começar | Mobília e equipamentos; adaptação e reformas; instalação de internet; taxas de contratação; caução (entra como caixa, não como custo) |
| 2. Operação | Todo mês | Aluguel ou mensalidade; condomínio e IPTU; energia, água e internet; limpeza e recepção; horas extras de sala de reunião |
| 3. Saída | Ao encerrar | Multa por saída antecipada; devolução do imóvel nas condições do contrato; desmobilização e mudança; troca de endereço nos cadastros; caução restituída (entra com sinal negativo) |
Implantação: o custo antes do primeiro dia
No aluguel tradicional, a sala costuma ser entregue vazia. Entram nessa fase a compra de mesas, cadeiras, armários e equipamentos, eventuais adaptações (divisórias, pintura, pontos de energia e rede), a instalação da internet e as taxas de contratação, como as de vistoria ou de elaboração do contrato, quando houver. No coworking, boa parte da estrutura já está montada, mas vale perguntar se existe taxa de adesão ou de cadastro e o que ela cobre.
Operação: o que se repete todo mês
Aqui está a parte que todo mundo lembra: o aluguel ou a mensalidade. Mas, no aluguel, ela raramente vem sozinha. Somam-se condomínio, IPTU (quando o contrato repassa ao inquilino), energia, água, internet, limpeza, material de copa, manutenção e, se houver atendimento, o custo de quem recebe clientes e correspondências. No coworking, verifique item por item o que está incluído no plano e o que é cobrado à parte, como horas adicionais de sala de reunião ou impressões.
Saída: o custo de ir embora
Contratos de locação costumam prever multa por devolução antecipada e a obrigação de devolver o imóvel no estado em que foi recebido, o que pode significar retirar divisórias, refazer pintura e consertar desgastes. Some a mudança dos móveis (ou a perda de valor na revenda) e o trabalho de atualizar o endereço nos cadastros da empresa. No coworking, leia as regras de contrato mínimo, aviso prévio e encerramento antes de assinar.
Atenção: caução é caixa, não custo. O depósito-caução sai do seu caixa na entrada e, se o contrato for cumprido, volta na saída. Ele não deve ser somado como despesa, mas também não pode ser ignorado: enquanto está parado, é dinheiro que deixa de servir como capital de giro. Registre a caução em uma linha separada, com sinal positivo na entrada e negativo (restituição) na saída.
Coworking é serviço, não locação
A comparação entre coworking e aluguel de escritório também passa pela natureza do contrato. Em Campo Grande, a Lei Complementar Municipal nº 513, de 21 de dezembro de 2023, publicada no DIOGRANDE nº 7.326, de 22/12/2023, regula o funcionamento de escritórios virtuais e compartilhados, coworking, centros de negócios e assemelhados no município.
O art. 8º dessa lei diz que a prestação de serviços de coworking, na forma da lei, não caracteriza locação de imóvel nem sublocação. Ou seja: quem contrata um coworking que cumpre a LC 513/2023 está contratando um pacote de serviços (espaço, recepção, suporte administrativo, salas de reunião), e não alugando um imóvel. Para entender o restante da lei, como o que é domicílio fiscal e quais são as obrigações de cada parte, leia o artigo sobre a lei de coworking em Campo Grande.
Na prática, isso muda o tipo de documento que você vai ler e comparar. Um contrato de locação e um contrato de prestação de serviços de coworking têm cláusulas, garantias e regras de saída diferentes. Por isso, a planilha deve comparar o desembolso de cada um, item por item, e não supor que as condições de um valem para o outro.
Um exemplo concreto: no plano de escritório privativo do 199 Offices, as condições publicadas no site informam que não há cobrança de IPTU, nem exigência de fiador ou de seguro-fiança. O mesmo plano tem contrato mínimo de 6 meses, com renovação mensal automática depois desse período, e inclui 8 horas mensais de sala de reunião e endereço fiscal e comercial. As condições completas e os valores estão na página de escritórios prontos; veja os planos e preços em 199offices.com.br.
Atenção: não tire conclusões tributárias por conta própria. O art. 8º trata da natureza do serviço prestado pelo coworking. Ele não diz, por si só, como a despesa deve ser classificada na contabilidade da sua empresa, nem se gera algum benefício fiscal. Essa análise depende do regime tributário e da atividade da empresa e deve ser feita com o seu contador.
Monte sua planilha de custo total
A planilha abaixo está em branco de propósito. Ela não traz valores de aluguel de Campo Grande porque esses valores mudam conforme o bairro, o prédio, a metragem, o estado do imóvel e a data da negociação. Um número genérico daria uma falsa precisão à sua decisão. O caminho seguro é preencher cada linha com uma cotação real, por escrito, e anotar a data e quem informou.
Planilha de custo total no horizonte (modelo em branco)
| Fase | Item | Aluguel tradicional (R$) | Coworking (R$) | Fonte e data da cotação |
|---|---|---|---|---|
| Implantação | Mobília e equipamentos | |||
| Implantação | Adaptação e reformas | |||
| Implantação | Instalação de internet e telefonia | |||
| Implantação | Taxas de contratação ou adesão | |||
| Operação (por mês) | Aluguel ou mensalidade | |||
| Operação (por mês) | Condomínio | |||
| Operação (por mês) | IPTU (parcela mensal) | |||
| Operação (por mês) | Energia e água | |||
| Operação (por mês) | Internet | |||
| Operação (por mês) | Limpeza e material de copa | |||
| Operação (por mês) | Recepção e correspondência | |||
| Operação (por mês) | Salas de reunião além do incluído | |||
| Operação (por mês) | Manutenção | |||
| Saída | Multa por saída antecipada | |||
| Saída | Devolução do imóvel e desmobilização | |||
| Caixa | Caução paga (entrada) e restituída (saída) |
Dica: campo sem cotação fica em branco, nunca zero. Zero significa "não custa nada"; em branco significa "ainda não sei". Se você preencher com zero um item que não cotou, a opção com mais lacunas parecerá artificialmente mais barata. Só some as colunas quando todas as linhas relevantes estiverem preenchidas ou marcadas como "incluído no plano", com a fonte ao lado.
Algumas orientações para usar o modelo:
- Marque o que está incluído. Se um item faz parte da mensalidade do coworking, escreva "incluído" na coluna, e não zero, e anote em que documento isso aparece.
- Separe valores únicos de mensais. Implantação e saída acontecem uma vez; operação se repete. A fórmula a seguir trata cada tipo de forma diferente.
- Guarde as propostas. A coluna "fonte e data" existe para que você, ou o seu contador, consiga refazer a conta depois.
A fórmula
Com a planilha preenchida, a comparação cabe em uma conta simples, aplicada separadamente a cada opção:
Desembolso no horizonte = implantação + soma dos pagamentos mensais no período + custos de saída − restituições
- Horizonte: o mesmo número de meses para as duas opções. Se você planeja ficar 12 meses, compare 12 meses nos dois lados.
- Soma dos pagamentos: o valor mensal de cada item multiplicado pelo número de meses do horizonte. Inclua reajustes previstos em contrato, se o período passar pela data de reajuste.
- Custos de saída: multa, devolução do imóvel, desmobilização e mudança, calculados para o cenário em que você sai no fim do horizonte. Se quiser testar um cenário de saída antecipada, faça uma segunda conta.
- Restituições: a caução devolvida e o que você espera recuperar com a revenda de móveis, se for o caso. Use estimativas conservadoras.
Custo por usuário: defina o denominador
Para comparar opções com capacidades diferentes, divida o desembolso por um denominador claro:
Custo por usuário por mês = desembolso no horizonte ÷ (número de usuários × meses do horizonte)
O ponto crítico é o "número de usuários". Defina-o antes de fazer a conta e use o mesmo critério nas duas opções: pessoas que usam o espaço ao mesmo tempo no pico, ou pessoas da equipe com acesso ao espaço. São números diferentes e levam a resultados diferentes. Escreva ao lado da conta qual foi o critério escolhido.
Dica: teste a sensibilidade. Refaça a conta com um horizonte mais curto e outro mais longo. Imagine uma empresa que planeja ficar 24 meses, mas não tem certeza sobre o crescimento da equipe: se a decisão muda quando o horizonte cai para metade, o risco de saída antecipada deve pesar na escolha.
Quando cada opção faz sentido
A conta de custo total é o ponto de partida, mas não a decisão inteira. Há situações em que o aluguel tradicional é a escolha mais coerente, mesmo que a planilha mostre um desembolso parecido ou maior.
O aluguel tradicional tende a fazer sentido quando
- O horizonte é longo e previsível. Quanto mais tempo você fica, mais os custos de implantação se diluem.
- O espaço precisa de personalização profunda. Layout próprio, identidade visual em todas as paredes, sala técnica, equipamentos fixos ou instalações específicas da atividade.
- A equipe é grande e estável, com presença diária, e ocupa toda a área contratada.
- A atividade exige condições que um espaço compartilhado não oferece, como armazenamento de mercadorias, atendimento ao público em grande volume ou exigências sanitárias específicas.
O coworking tende a fazer sentido quando
- Há incerteza sobre o tamanho da equipe ou sobre o tempo de permanência na cidade.
- A equipe é pequena ou híbrida e não ocuparia uma sala inteira todos os dias. Veja também o artigo sobre trabalho híbrido em Campo Grande.
- Você prefere não imobilizar caixa em mobília, reforma e caução.
- Serviços como recepção, limpeza e salas de reunião seriam contratados de qualquer forma e fazem diferença para a operação.
- A frequência de uso é baixa: nesse caso, compare também planos por dia e por mês, como mostra o artigo coworking por diária ou mensal.
Os custos que costumam ficar escondidos no aluguel tradicional são analisados com mais detalhe em A Falácia do Aluguel Tradicional. Use os dois textos em conjunto: aquele para mapear os itens, este para montar a conta.
Custo fixo e sobrevivência do pequeno negócio
O espaço de trabalho é, para muitas empresas, um dos maiores custos fixos. E custo fixo é aquele que continua chegando mesmo quando o faturamento cai. Por isso, a decisão entre coworking e aluguel não é só uma questão de quanto se paga, mas também de quanto compromisso se assume e por quanto tempo.
A pesquisa Sobrevivência de Empresas, do Sebrae, feita em 2020 e divulgada em junho de 2021, ajuda a dar contexto. Entre os antigos empresários cujas empresas fecharam, 22% apontaram a falta de capital de giro como fator primordial para o fechamento. Mais de 40% citaram explicitamente a pandemia de covid-19, e 20% mencionaram baixo volume de vendas e falta de clientes. A mesma pesquisa estimou a taxa de mortalidade em até cinco anos de atividade em 29% para MEIs, 21,6% para microempresas e 17% para empresas de pequeno porte, no Brasil.
Dois cuidados na leitura desses números. Primeiro, eles são nacionais e retratam um período marcado pela pandemia; não descrevem o mercado de Campo Grande nem o momento atual. Segundo, a pesquisa não mede o efeito do tipo de escritório sobre a sobrevivência das empresas. O que ela mostra é que capital de giro é uma preocupação concreta para quem empreende, e que compromissos fixos de longo prazo merecem atenção na hora de planejar o caixa.
Na sua planilha, isso se traduz em duas perguntas: quanto dinheiro sai do caixa antes de a operação começar (implantação e caução) e quanto você teria de pagar se precisasse encerrar o contrato antes do previsto (custos de saída). Quem está em fase de crescimento, como na transição de MEI para microempresa, costuma sentir esse peso com mais força.
Peça propostas comparáveis
A planilha só funciona se as propostas responderem às mesmas perguntas. Em vez de pedir "quanto custa", envie a mesma descrição da operação para a imobiliária e para o coworking e peça que respondam item por item. Você pode adaptar o modelo abaixo.
Modelo de pedido de proposta
Olá. Estou avaliando um espaço de trabalho em Campo Grande e gostaria de uma proposta por escrito com as informações abaixo.
Operação: [número] pessoas ao mesmo tempo no pico; uso de [dias da semana], das [hora] às [hora]; necessidade de [sala fechada / posição compartilhada]; cerca de [número] reuniões por mês com até [número] participantes; [recebo / não recebo] clientes e correspondências com frequência.
Prazo pretendido: [número] meses, com início em [mês/ano].
Por favor, informem:
- Valor mensal e o que está incluído (energia, água, internet, limpeza, recepção, mobília, salas de reunião).
- O que é cobrado à parte e por qual valor.
- Condomínio e IPTU: se existem e quem paga.
- Taxas de entrada, caução e garantias exigidas (fiador, seguro-fiança, outras).
- Prazo mínimo, regra de reajuste e regra de renovação.
- Aviso prévio, multa e condições de devolução em caso de saída antecipada.
- Se a proposta inclui endereço fiscal e em que condições.
- Validade desta proposta.
Obrigado.
Ao receber as respostas, passe os valores para a planilha, preencha a coluna "fonte e data" e deixe em branco o que não foi informado. Se faltar algo importante, peça o complemento antes de decidir. Para avaliar o coworking em outros aspectos além do custo, use o checklist para escolher coworking em Campo Grande.
Dica: visite antes de assinar. Uma proposta escrita mostra condições; uma visita mostra a operação. Confira a sala, os horários de acesso, a sala de reunião e o atendimento, e anote as dúvidas para esclarecer por escrito.
Perguntas frequentes
Coworking é sempre mais barato que alugar um escritório?
Não. Depende da operação, do prazo e do que está incluído em cada proposta. A comparação correta soma implantação, pagamentos mensais e custos de saída, desconta as restituições e usa o mesmo horizonte para as duas opções.
Contrato de coworking é contrato de aluguel?
Em Campo Grande, o art. 8º da Lei Complementar Municipal nº 513/2023 diz que a prestação de serviços de coworking, na forma da lei, não caracteriza locação de imóvel nem sublocação. Os efeitos disso para a sua empresa devem ser avaliados com o seu contador ou advogado.
A caução entra no custo total?
A caução é caixa, não custo: sai na entrada e, se o contrato for cumprido, volta na saída. Registre-a em uma linha separada da planilha, porque ela reduz o capital de giro disponível enquanto estiver parada.
O que fazer com os itens que não consegui cotar?
Deixe o campo em branco, nunca zero. Zero indica que o item não custa nada; em branco indica que a informação ainda falta. Peça o complemento da proposta antes de somar as colunas e decidir.
O escritório privativo do 199 Offices cobra IPTU ou exige fiador?
Segundo as condições publicadas no site, o plano de escritório privativo não tem cobrança de IPTU nem exigência de fiador ou seguro-fiança. O contrato mínimo é de 6 meses, com renovação mensal automática depois. Valores e condições completas estão na página de planos.
Compare com uma proposta por escrito
O 199 Offices é um coworking autorizado nos termos da LC 513/2023 e membro fundador do MS.CO. Envie a descrição da sua operação e receba as condições para preencher a sua planilha. Veja os planos e condições.
Rua Amazonas, 203 - Monte Castelo - Campo Grande, MS
Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um contador ou advogado para o seu caso. Confira o texto vigente das normas no Diogrande e na SEFAZ-MS.
Fontes
- Campo Grande. Lei Complementar Municipal nº 513, de 21/12/2023 (coworking), art. 8º. DIOGRANDE nº 7.326, de 22/12/2023, p. 2. Portal do DIOGRANDE
- Sebrae. Pesquisa Sobrevivência de Empresas (2020), divulgada pela Agência Sebrae em 16/06/2021. Três em cada 10 MEI fecham as portas em até cinco anos de atividade no Brasil
- 199 Offices. Condições do escritório privativo, consultadas em 08/10/2026. 199offices.com.br/escritorios-prontos
